Оформлення свідоцтва про смерть: що потрібно знати родичам

Оформлення свідоцтва про смерть часто відбувається в момент, коли родина й так переживає сильний стрес. Через це легко щось переплутати, втратити строки чи не зібрати всі документи. Водночас саме від правильно оформленого свідоцтва залежить можливість оформити поховання, спадщину, соціальні виплати, переоформити житло, пенсію тощо.

У цій статті ми зібрали базову інформацію про те, які документи потрібні, куди звертатися, які строки, що робити у разі смерті за кордоном чи на тимчасово окупованій території, а також типові помилки, яких варто уникати.

Що таке свідоцтво про смерть і для чого воно потрібно

Значення документу

Свідоцтво про смерть — це офіційний документ, який видається після державної реєстрації смерті в органі державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС, «РАЦС»). Воно підтверджує факт смерті конкретної особи із зазначенням дати, місця, а також інших даних, які вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Без цього документа для держави людина формально продовжує вважатися живою, а всі пов’язані із смертю юридичні дії стають проблемними або неможливими.

Юридичні наслідки

Наявність свідоцтва про смерть необхідна, зокрема, для:

• організації поховання (у тому числі для оформлення місця на кладовищі);
• відкриття спадкової справи у нотаріуса;
• припинення пенсійних та інших соціальних виплат, які отримувала померла особа;
• оформлення допомоги на поховання та інших соціальних виплат членам сім’ї;
• переоформлення права власності на житло, автомобіль, інше майно спадкодавця;
• вирішення питань з банківськими рахунками, кредитами, депозитами, страховими виплатами;
• внесення змін у реєстри (податковий номер, реєстр виборців тощо).

У більшості випадків першою ланкою є саме свідоцтво про смерть — без нього нотаріус, суд, Пенсійний фонд або соцзахист просто не зможуть рухатися далі. А у складних випадках, коли між родичами виникають спори щодо умов спадкування чи є сумніви у справедливості спадкового договору, може знадобитися його оскарження в судовому порядку.

Які документи потрібні для оформлення свідоцтва про смерть

Медичне свідоцтво про смерть / фельдшерська довідка

Основний документ, на підставі якого ДРАЦС реєструє смерть, — лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о). Його видає медичний заклад, де померла особа, або лікар, який спостерігав хворого вдома.

У сільській місцевості або якщо смерть констатував фельдшер, може видаватися фельдшерська довідка про смерть.

Важливі моменти:

• свідоцтво видається безоплатно;
• у ньому мають бути правильно вказані анкетні дані, дата та місце смерті, причина смерті;
• якщо документ загублено або заповнений із помилками, можна звернутися до медзакладу за дублікатом або внесенням змін.

Якщо медичних документів немає (наприклад, смерть настала давно, в умовах бойових дій, на тимчасово окупованій території, при аварії, катастрофі тощо), факт смерті встановлюється в судовому порядку, і саме рішення суду стає підставою для державної реєстрації смерті.

Паспорт померлого та/або заявника

Для реєстрації смерті зазвичай подають паспорт померлого (або ID-картку, закордонний паспорт чи інший документ, що посвідчує особу — за наявності) та паспорт/ID-картку заявника (родича, представника або іншої заінтересованої особи).

Якщо паспорт померлого втрачений, знищений під час обстрілу чи пожежі, це не блокує реєстрацію смерті. У такому випадку орган ДРАЦС використовує інші документи з даними про особу, а інколи може просити додаткові підтвердження (довідки, рішення суду).

Додаткові довідки

У стандартних випадках для реєстрації смерті не завжди вимагають документи про родинні зв’язки: закон дозволяє звернутися не лише близькому родичу, а й іншій заінтересованій особі (сусіду, соціальному працівнику, роботодавцю тощо).

Однак на практиці можуть попросити:

• свідоцтво про народження (щоб підтвердити, що заявник — син чи донька);
• свідоцтво про шлюб (якщо звертається чоловік чи дружина);
• довіреність — якщо діє представник.

У складних ситуаціях (відсутні документи, спорні обставини, смерть настала давно, на ТОТ тощо) для підтвердження можуть знадобитися й інші докази — довідки, фото, свідчення, рішення суду.

Процедура оформлення: покроково

Куди звертатися

В Україні державну реєстрацію смерті проводять відділи ДРАЦС за місцем:

• настання смерті;
• останнього зареєстрованого місця проживання померлого;
• виявлення тіла.

У частині громад працюють ЦНАПи, які надають послуги з реєстрації актів цивільного стану — у такому разі вони взаємодіють із ДРАЦС.

За кордоном смерть громадянина України може бути зареєстрована у консульській установі України за місцем проживання померлого, місцем смерті або поховання.

Якщо смерть сталася на тимчасово окупованій території, спочатку зазвичай потрібно встановити факт смерті у судовому порядку (будь-який місцевий суд на підконтрольній території України), а потім із рішенням суду звернутися до ДРАЦС.

Подання заяви та строки звернення

Заяву про державну реєстрацію смерті подає:

• член сім’ї померлого;
• його представник;
• інша заінтересована особа (наприклад, представник медзакладу, органу соцзахисту, житлової організації).

Загальні строки:

• до 3 днів з дня смерті — якщо смерть сталася в медзакладі, де одразу видається лікарське свідоцтво;
• до 5 днів — якщо смерть настала не в лікарні (вдома, на вулиці тощо), і потрібен час для оформлення медичних документів.

Якщо з поважних причин у ці строки звернутися не вдалося (наприклад, родина не одразу дізналася про смерть, перебувала за кордоном, була відсутня можливість виїхати з небезпечної території), реєстрацію все одно проводять. Але якщо минув термін понад 1 місяць, зазвичай потрібне додаткове підтвердження або рішення суду.

Отримання свідоцтва та витягу

Після подання заяви та документів реєстрація смерті проводиться, як правило, в день звернення, а свідоцтво про смерть та витяг з Державного реєстру актів цивільного стану видаються одразу після внесення відомостей.

Важливо:

• свідоцтво про смерть видається безоплатно;
• при отриманні уважно перевірте написання прізвища, імені, по батькові, дату народження і смерті, місце народження/смерті — помилки потім доведеться виправляти окремою процедурою;
• за потреби можна замовити повторний витяг або дублікат свідоцтва, якщо документ буде втрачено.

Строки та терміни оформлення

Стандартний строк (до 3 днів)

У типовій ситуації (смерть у лікарні, швидко видане медичне свідоцтво, наявність паспортів):

• протягом 1–3 днів родичі отримують від медзакладу лікарське свідоцтво про смерть;
• у день звернення отримують свідоцтво про смерть.

Таким чином, при оперативних діях з боку родини оформлення займає кілька днів.

Довші строки у випадках судового встановлення або смерті на ТОТ

У випадках, коли немає медичного свідоцтва, смерть сталася давно, подія відбулася на території, де ведуться бойові дії або яка тимчасово окупована, чи є суперечки щодо обставин смерті, часто потрібно судове встановлення факту смерті.

Для воєнних та окупованих територій це прямо передбачено законодавством України: такі заяви розглядаються невідкладно, рішення підлягає негайному виконанню.

Проте на практиці потрібен час на підготовку заяви та документів, суд має призначити засідання, а після ухвалення рішення потрібен час на отримання його копії й звернення до ДРАЦС. Тому загальний строк може бути від кількох тижнів до кількох місяців.

Особливі випадки та нюанси

Смерть за кордоном — що робити

Якщо громадянин України помер за межами країни, є два основні варіанти.

Перший — реєстрація смерті в консульстві України за останнім місцем проживання, місцем смерті або поховання. Для цього подають медичний документ/свідоцтво про смерть, видані іноземними органами, їх переклад українською та легалізацію або апостиль (якщо немає договору про спрощений документообіг).

Другий варіант — реєстрація смерті в Україні на підставі іноземного документа. Родичі отримують іноземне свідоцтво про смерть, забезпечують його апостилювання або консульську легалізацію, роблять офіційний переклад українською та подають документи до ДРАЦС для внесення запису й отримання свідоцтва українського зразка.

Важливо стежити за наявністю апостиля або печатки легалізації: без цього документ можуть не прийняти.

Смерть на тимчасово окупованій території (ТОТ)

Якщо смерть настала на тимчасово окупованій території, де українські органи влади фактично не працюють, спершу зберіть усі можливі докази: «свідоцтво» чи довідку окупаційних органів, документи з місцевої лікарні, довідку з кладовища, фото надгробка, свідчення очевидців тощо.

Далі подайте заяву до будь-якого місцевого суду на підконтрольній території України (особисто або через «Електронний суд» із КЕП). Після змін у законодавстві заяву можна подавати до будь-якого суду за межами ТОТ, незалежно від місця проживання.

Суд розглядає справу невідкладно та виносить рішення про встановлення факту смерті, яке підлягає негайному виконанню. З цим рішенням звертаються до ДРАЦС, який реєструє смерть і видає українське свідоцтво.

Документи, видані окупаційними органами, самі по собі не визнаються в Україні, але можуть бути доказами у суді.

Відсутність документів померлого / нестандартні ситуації

Бувають ситуації, коли відсутній паспорт померлого, немає медичних документів, або тіло не знайдено, але є підстави вважати людину загиблою (війна, катастрофа, стихійне лихо, зникнення безвісти).

Якщо є хоча б мінімальні медичні документи або довідки поліції, рятувальників, військових, ДРАЦС може прийняти рішення про реєстрацію смерті або направити до суду. У складніших випадках потрібно звертатися до суду для встановлення факту смерті або визнання особи померлою після певного строку від дня зникнення. Це окрема категорія справ, де практично завжди доцільно залучити юриста.

Поширені помилки та рекомендації

Типові причини затримок

Реєстрація смерті може затягнутися через:

• несвоєчасне звернення до ДРАЦС (особливо якщо минуло більше місяця);
• відсутність або неправильне заповнення лікарського свідоцтва про смерть;
• помилки в прізвищі, імені, по батькові, даті народження чи смерті в медичних документах;
• відсутність паспорта померлого та інших документів, що посвідчують особу;
• спробу використати «свідоцтво» з ТОТ напряму без судового рішення;
• іноземне свідоцтво про смерть без апостиля або легалізації та без офіційного перекладу;
• — суперечки між родичами щодо місця поховання або інших пов’язаних питань.

Як уникнути проблем із оформленням

Щоб мінімізувати ризики:

• не зволікайте із зверненням до ДРАЦС — за можливості подайте заяву в перші дні після смерті;
• уважно перевіряйте дані в лікарському свідоцтві та у свідоцтві про смерть;
• зберігайте копії важливих документів померлого (паспорт, ідентифікаційний код, документи на майно);
• при смерті за кордоном одразу уточніть у консульстві вимоги до легалізації та перекладу документів;
• у випадку ТОТ або відсутності документів одразу консультуйтеся з юристом щодо судової процедури.

FAQ

Які документи потрібні для оформлення свідоцтва про смерть?

Зазвичай потрібні:

• лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о) або фельдшерська довідка, а в окремих випадках — рішення суду про встановлення факту смерті;
• паспорт (ID-картка) померлого — за наявності;
• паспорт заявника (родича, представника чи іншої заінтересованої особи);
• за потреби — документи, що підтверджують родинні стосунки або повноваження (свідоцтво про шлюб, народження, довіреність).

Через скільки часу потрібно звернутись після смерті?

Рекомендовано звернутися до ДРАЦС:

• до 3 днів — якщо смерть сталася в медзакладі;
• до 5 днів — якщо смерть настала в іншому місці і потрібен час на оформлення медичних документів.

Якщо ці строки пропущено з поважних причин, реєстрація все одно можлива, але іноді може знадобитися рішення суду.

Чи можна отримати свідоцтво про смерть, якщо людина померла за кордоном?

Так. Смерть можна зареєструвати в консульстві України, яке видасть українське свідоцтво про смерть, або використати іноземне свідоцтво про смерть, легалізувавши його (апостиль чи консульська легалізація) та переклавши українською, після чого звернутися до ДРАЦС в Україні для реєстрації.

Що робити, якщо документи на померлого відсутні?

Якщо немає паспорта померлого, ДРАЦС може використати інші документи або відомості (наприклад, дані з реєстрів, свідоцтва про народження, документи на майно). Якщо ж відсутні й медичні документи, у більшості випадків доведеться звертатися до суду для встановлення факту смерті або визнання особи померлою, а вже потім реєструвати смерть на підставі рішення суду.

Які особливості оформлення на тимчасово окупованій території?

Органи, створені окупаційною владою, не визнаються в Україні, тому їх «свідоцтва» не мають юридичної сили. Однак ці документи можна використати як докази в суді. Заяву про встановлення факту смерті на ТОТ можна подати до будь-якого місцевого суду на підконтрольній Україні території (у тому числі через систему «Електронний суд»), а після набрання рішенням законної сили звернутися до ДРАЦС для отримання свідоцтва про смерть українського зразка.

Чим ми можемо допомогти

Якщо смерть сталася за кордоном, на тимчасово окупованій території, під час бойових дій або просто бракує документів — самостійно розібратися в нюансах часто дуже складно. Юристи «Правовий Лідер» допомагають підготувати заяви до ДРАЦС та суду, зібрати необхідні докази, супроводжують процедуру реєстрації смерті й подальші дії (спадщина, соціальні виплати, оформлення майна). Якщо вам потрібна індивідуальна консультація або повний супровід, ви можете звернутися до нас через спеціальну сайт форму або за телефоном на сайті.